Ausgangslage
Die Zeichen bei aspetos stehen auf Wachstum. Die Betreuung von Trauernden über das Trauerforum steht hierbei genauso im Fokus wie die Unterstützung von Bestattern mit technischen Lösungen. aspetos ist an uns mit der Entwicklung einer Webapplikation in Kontakt zu treten, die sie in die Lage versetzen sollte, Bestattungsanfragen bundesweit erfassen und zielgerichtet an Bestatter vor Ort verteilen zu können.
Auftrag
Bei der Analyse der Anfrage wurde schnell klar, dass grundsätzlich zur Betreuung der Kommunikation mit den vielen Bestattern die Implementierung eines CRM-Systems sinnvoll ist. Aufgrund der Notwendigkeit der Verwaltung und Verteilung der Anfragen an die Bestatter mit räumlich getrennt agierenden Mitarbeitern wurde uns der Auftrag erteilt, die Kommunikationswege des Unternehmens neu zu sortieren und in einer zentralen Digital-Workplace Lösung zu vereinen.
Vorgehen
Basierend auf der mittelfristigen Unternehmensplanung haben wir die Anforderungen des Kommunikationsbedarfs und der Personalstrukturen abgeleitet. Nun konnten wir die Software-Auswahl eingrenzen und aspetos entschied sich zur Implementierung eines Social Intranets auf Basis von bitrix24. Aufgrund lizenzbedingter Limitierungen notwendiger Funktionen wurde das Projekt nicht als Cloud-Lösung sondern OnPremise realisiert. Die Entwicklung der Webapplikation haben wir in einem Parallel-Projekt realisiert und dabei die Anbindung an die Software berücksichtigt.
Ergebnis
Die Verwaltung der eingehenden Leads und die Weiterleitung und die Kommunikation mit den relevanten Stakeholdern ist auf Basis des bitrix24 Social-Intranet deutlich vereinfacht. Leads werden Mitarbeiter- & Zeitgebunden verteilt und können transparent gehandhabt werden. Die interne Kommunikation wurde trotz Erweiterung des Unternehmensbereichs vereinfacht und verringert, somit bleibt auch in Zukunft mehr Zeit für das wesentliche.
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