Dokumenten Management

Was ist ein Dokumenten Management System?

Papierdokumente erfassen, verteilen, abheften & archivieren sind in vielen Unternehmen auch heute noch feste Bestandteile im Unternehmensalltag vieler Mitarbeiter. Das Finden von Dokumenten kann unglaubliche Ressourcen beanspruchen.

Dokumenten Management Systeme, kurz DMS, greifen genau dieses Problem auf und heben das Arbeiten mit Dokumenten im Rahmen der digitalen Transformation eines Unternehmens auf eine andere Ebene.

Durch die Digitalisierung von Dokumenten, z.B. durch Scannen im Posteingang, liegen diese zentral in einem System vor. Sobald dieser Schritt erfolgt ist spielt ein DMS seine Vorteile aus. Manuelle Datenübernahmen können minimiert oder sogar völlig abgestellt werden, Dokumente können über intelligente Workflows unmittelbar an die richtigen Mitarbeiter verteilt werden. Das Abheften und eine weitere Archivierung entfällt. Eine einfache Suche führt den Mitarbeiter schnell ans Ziel, egal wo sich dieser gerade befindet.

Vorteile eines Dokumenten Management Systems

  • Ordnung auf dem Schreibtisch

  • Schnellerer Zugriff auf Informationen

  • Produktives Zusammenarbeiten

  • Integration effizienter Workflows

  • Verbessertes Controlling

  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

  • Verringerung der Kosten

Welche Funktionen bietet ein DMS?

Der optimale Digital Workplace ermöglicht orts- & zeitunabhängiges Arbeiten und schafft einen immanenten Zugriff auf alle wesentlichen Unternehmensdaten. Das ermöglicht Flexibilität verringert Insellösungen und beschleunigt die Zielerreichung.    

  • Archivierung:

    Was früher im Keller landete oder zumindest im Archivschrank, wird mit einem DMS revisionssicher auf dem Server oder in der Cloud archiviert. Durch ein intelligentes Document Lifecycle Management bleibt das Archiv schlank, denn es wird dort nichts über die gesetzliche Frist hinaus aufgehoben.

  • Erfassung:

    Jedes eintreffende Dokument wird eingescannt und mit Schlagworten versehen. Das DMS kann dabei als Schnittstelle zu bereits existierenden Lösungen dienen und bestehende Anwendungen und Fachverfahren wie eine Zentrale miteinander verknüpfen.

  • Sortierung:

    Die digitalen Dokumente, das können auch E-Mails sein, werden in virtuellen (Projekt-)Ordnern zusammengefasst. Falls projektübergreifend gearbeitet wird, kann jedes Dokument gleichzeitig in verschiedenen Ordnern stehen, ohne dass es dabei zu Duplikaten kommt.

  • Verfügbarkeit:

    Ein DMS sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auf das Dokument zugreifen kann, entweder mittels Webbrowser oder App, natürlich unter Beibehaltung der Sicherheitsanforderungen und des Datenschutzes. Das ist die Grundlage für mobiles Arbeiten im Homeoffice oder auf Geschäftsreise.

  • Weitergabe:

    Erst durch ein funktionierendes digitales DMS kann auch der Arbeitsprozess effizienter werden. Ein DMS hat also auch die Aufgabe, Workflows sicherzustellen. Wichtig dabei ist die Versionierung von Dokumenten, damit Änderungen nachvollziehbar sind und nicht zu einem Durcheinander unterschiedlicher Arbeitsversionen führen.

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Häufige Fragen zu Dokumenten Management Systemen

Was ist der Unterschied zwischen einem DSM und einem ECM?

Ein DMS ist eine Softwarelösung zum Verwalten von Dokumenten und deren Inhalten in Unternehmen. Sofern die DMS-Software eine besondere Systeminfrastruktur bietet, die einen Einsatz im gesamten Unternehmen (Enterprise) ermöglicht, spricht man auch von Enterprise Content Management Systemen (ECM).

Ab wie vielen Dokumenten lohnt sich ein DMS?

Die Anzahl der Dokumente ist weniger relevant, als der Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Denn sobald sich Mitarbeiter gewönlich zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten aufhalten und dennoch zusammen arbeiten sollen, kann ein Dokumenten Managagement System die Dokumentenveraltung und Zusammenarbeit bereits wesentlich vereinfachen.

Was kostet ein Dokumenten Management System

Eine pauschale Aussage hierzu kann man nicht treffen. Die Unterschiede in der Ausgestaltung der am Markt verfügbaren DMS Software ist zu unterschiedlich. Relevante Merkmale sind aber die Anzahl der Nutzer bzw. die Größe des Unternehmens, der Wunsch der Datenhaltung (Inhouse oder in der Cloud), die Integration der Compliance-Verwaltung und die Möglichkeit zur Anbindung an externe Software-Systeme. Für eine erfolgreiche Einführung sollten Kosten für einen externen Dienstleister berücksichtigt werden.
Die Investition in ein Dokumenten Management System sollte immer auch unter Apsekten der Amortisation und der zunehmenden Unternehmensflexibilität betrachtet werden.

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