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Dokumente verwalten mit System

Dokumenten Management

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und beschleunigen und optimieren Sie das Handling und die Archivierung Ihrer Dokumente. Das alles geht ganz einfach mit einem modernen Dokumenten Management System.
  • Automatisierte Workflows
  • Revisionssichere Aufbewahrung
  • Hohe Integrierbarbkeit
DSGVO konforme Software
trusted.de Rating - Amagno DMS
DSGVO konforme Software
Dokumente verwalten mit System

Dokumenten Management

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und beschleunigen und optimieren Sie das Handling und die Archivierung Ihrer Dokumente. Das alles geht ganz einfach mit einem modernen Dokumenten Management System.
  • Automatisierte Workflows
  • Revisionssichere Aufbewahrung
  • Hohe Integrierbarbkeit
DSGVO konforme Software
trusted.de Rating - Amagno DMS
HGB & AO konforme Software

Was ist ein Dokumenten Management System?

Papierdokumente erfassen, verteilen, abheften & archivieren. Das ist in vielen Unternehmen auch heute noch fester Bestandteil des Unternehmensalltags vieler Mitarbeiter. Auch das Wiederfinden von Dokumenten kann unglaubliche Ressourcen beanspruchen.

Dokumenten Management Systeme, kurz DMS, greifen genau dieses Problem auf und heben das Arbeiten mit Dokumenten im Rahmen der digitalen Transformation eines Unternehmens auf eine andere Ebene.

Durch die Digitalisierung von Dokumenten, z.B. durch Scannen im Posteingang, liegen diese zentral in einem System vor. Sobald dieser Schritt erfolgt ist, spielt ein DMS seine Vorteile aus. Manuelle Datenübernahmen werden minimiert oder sogar völlig abgestellt, Dokumente werden über intelligente Workflows unmittelbar an die richtigen Mitarbeiter verteilt. Das Abheften sowie eine weitere Archivierung entfällt. Eine einfache Suche führt den Mitarbeiter schnell ans Ziel, egal wo sich dieser gerade befindet.

Welche Vorteile bietet ein Dokumenten Management System

  • Ordnung auf dem Schreibtisch

  • Schnellerer Zugriff auf Informationen

  • Produktives Zusammenarbeiten

  • Integration effizienter Workflows

  • Verbessertes Controlling

  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

  • Verringerung der Kosten

Wer profitiert von einem Dokumenten Management System?

Ihre Kunden

Der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Kundenanfragen. Selbst Außendienstmitarbeiter sind in der Lage unabhängig auf Dokumente zuzugreifen.

Ihre Mitarbeiter

Ein DMS ermöglicht kollaboratives Arbeiten in einem zentralen System, an einem Dokument. Alle Arbeitsschritte werden registriert und manuelle Aufgaben durch das System übernommen. Das schafft mehr Zeit für kreative Arbeiten.

Geschäftsführung

Ein modernes DMS System ermöglicht eine rechtssichere und revisionskonforme Aufbewahrung . Das vereinafcht Ihnen die Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Compliance Anforderungen.

Welche Funktionen bietet ein DMS?

Der optimale Digital Workplace ermöglicht orts- & zeitunabhängiges Arbeiten und schafft einen immanenten Zugriff auf alle wesentlichen Unternehmensdaten. Das ermöglicht Flexibilität verringert Insellösungen und beschleunigt die Zielerreichung.    

  • Archivierung:

    Was früher im Keller landete oder zumindest im Archivschrank, wird mit einem DMS revisionssicher auf dem Server oder in der Cloud archiviert. Durch ein intelligentes Document Lifecycle Management bleibt das Archiv schlank, denn es wird dort nichts über die gesetzliche Frist hinaus aufgehoben.

  • Erfassung:

    Jedes eintreffende Dokument wird eingescannt und mit Schlagworten versehen. Das DMS kann dabei als Schnittstelle zu bereits existierenden Lösungen dienen und bestehende Anwendungen und Fachverfahren wie eine Zentrale miteinander verknüpfen.

  • Sortierung:

    Die digitalen Dokumente, das können auch E-Mails sein, werden in virtuellen (Projekt-)Ordnern zusammengefasst. Falls projektübergreifend gearbeitet wird, kann jedes Dokument gleichzeitig in verschiedenen Ordnern stehen, ohne dass es dabei zu Duplikaten kommt.

  • Verfügbarkeit:

    Ein DMS sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter an jedem Arbeitsplatz auf das Dokument zugreifen kann, entweder mittels Webbrowser oder App, natürlich unter Beibehaltung der Sicherheitsanforderungen und des Datenschutzes. Das ist die Grundlage für mobiles Arbeiten im Homeoffice oder auf Geschäftsreise.

  • Weitergabe:

    Erst durch ein funktionierendes digitales DMS kann auch der Arbeitsprozess effizienter werden. Ein DMS hat also auch die Aufgabe, Workflows sicherzustellen. Wichtig dabei ist die Versionierung von Dokumenten, damit Änderungen nachvollziehbar sind und nicht zu einem Durcheinander unterschiedlicher Arbeitsversionen führen.

Digitaler Posteingang

Verringerung des Aufwands in der Eingangspostbearbeitung. Schnelle Verteilung an alle relevanten Mitarbeiter und Einheiten. Automatisierte Erkennung von META-Daten und Fehlerreduktion in der Ablage.

Rechnungsverarbeitung

Automatische und rechtskonforme Erfassung von Rechnungsdokumenten. Individuelle Workflows zur Prüfung und Freigabe. Weiterführung zur Zahlung, in die Buchhaltung und abschließende Archivierung.

Buchhaltung

Automatisierte Vorkontierung Ihrer Rechnungsdokumente. Periodenbezogene Auflistung von Buchhaltungsdokumenten inkl. automatischer Summenbildung. Übergabe der Buchungssätze und Belegbilder in DATEV.

Mit einem DMS lösen Sie alle diese Aufgaben

Ein Dokumenten Management System bereichert den Digital Worklplace, denn ein DMS erleichtert und optimiert die tägliche Arbeit aller Mitarbeiter im Büro und remote.

Sichere Zusammenarbeit

Gemeinsames Arbeiten am Dokument und kein Austausch von Dokumenten per E-Mail etc.. Informationen und Anmerkungen über digitale Stempel und Notizen. Transparenz auf Dokumentenebene durch Speicherung der Versionsstände.

Digitale Geschäftsprozesse

Mehr Produktivität und weniger manuelle, wiederkehrende Aufgaben durch automatisierte Geschäftsprozesse. Komplexe Workflows einfach steuern. Datenaustausch mit Ihren Unternehmensanwendungen.

Vertragsmanagement

Einfache Verwaltung lebender und geschlossener Dokumente. Rechtskonforme Aufbewahrung und automatische Erinnerung an Vertragsfristen. Ortsunabhängiger Zugriff, auch auf alle relevanten Daten.

MIT AMAGNO LÖSEN SIE FOLGENDE AUFGABEN

Ein Dokumenten Management System bereichert den Digital Worklplace, denn ein DMS erleichtert und optimiert Ihre tägliche Arbeit.

Digitaler Posteingang

Verringerung des Aufwands in der Eingangspostbearbeitung. Schnelle Verteilung an alle relevanten Mitarbeiter und Einheiten. Automatisierte Erkennung von META-Daten und Fehlerreduktion in der Ablage.

Rechnungsverarbeitung

Automatische und rechtskonforme Erfassung von Rechnungsdokumenten. Individuelle Workflows zur Prüfung und Freigabe. Weiterführung zur Zahlung, in die Buchhaltung und abschließende Archivierung.

Buchhaltung

Automatisierte Vorkontierung Ihrer Rechnungsdokumente. Periodenbezogene Auflistung von Buchhaltungsdokumenten inkl. automatischer Summenbildung. Übergabe der Buchungssätze und Belegbilder in DATEV.

Sichere Zusammenarbeit

Gemeinsames Arbeiten am Dokument und kein Austausch von Dokumenten per E-Mail etc.. Informationen und Anmerkungen über digitale Stempel und Notizen. Transparenz auf Dokumentenebene durch Speicherung der Versionsstände.

Digitale Geschäftsprozesse

Mehr Produktivität und weniger manuelle, wiederkehrende Aufgaben durch automatisierte Geschäftsprozesse. Komplexe Workflows einfach steuern. Datenaustausch mit Ihren Unternehmensanwendungen.

Vertragsmanagement

Einfache Verwaltung lebender und geschlossener Dokumente. Rechtskonforme Aufbewahrung und automatische Erinnerung an Vertragsfristen. Ortsunabhängiger Zugriff, auch auf alle relevanten Daten.

Ein DMS lässt sich nahtlos in Ihre Prozesse und Systeme integrieren

Dokumente und Informationen entstehen in unterschiedlichen Systemen im Unternehmen. Eine Verbindung zwischen den Systemen ist sinnvoll, damit auf die Daten aus den unterschiedlichen Anwendungen im jeweiligen Arbeitsablauf zentral zugegriffen werden kann.  Eine nahtlose Integration eines DMS verhindert Redundanzen und Datensilos und vereinfacht den Zugriff für alle Mitarbeiter.

Sie möchten mehr Informationen?

Sie haben weitere Fragen zu Dokumenten Managenemt Systemen oder suchen einen zuverlässigen Partner für Ihr DMS Projekt? Von einfachen Implementierungen bis zur Umsetzung von komplexen ECM Anforderungen haben wir schon viele Projekte erfolgreich begleiten dürfen.
Gerne nehme ich mir auch Zeit für Sie!

Häufige Fragen zu Dokumenten Management Systemen

Was ist der Unterschied zwischen einem DMS und einem ECM?

Ein DMS ist eine Softwarelösung zum Verwalten von Dokumenten und deren Inhalten in Unternehmen. Sofern die DMS-Software eine besondere Systeminfrastruktur bietet, die einen Einsatz im gesamten Unternehmen (Enterprise) ermöglicht, spricht man auch von Enterprise Content Management Systemen (ECM).

Ab wie vielen Dokumenten lohnt sich ein DMS?

Die Anzahl der Dokumente ist weniger relevant, als der Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Denn sobald sich Mitarbeiter gewönlich zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten aufhalten und dennoch zusammen arbeiten sollen, kann ein Dokumenten Managagement System die Dokumentenveraltung und Zusammenarbeit bereits wesentlich vereinfachen.

Was kostet ein Dokumenten Management System

Eine pauschale Aussage hierzu kann man nicht treffen. Die Unterschiede in der Ausgestaltung der am Markt verfügbaren DMS Software ist zu unterschiedlich. Relevante Merkmale sind aber die Anzahl der Nutzer bzw. die Größe des Unternehmens, der Wunsch der Datenhaltung (Inhouse oder in der Cloud), die Integration der Compliance-Verwaltung und die Möglichkeit zur Anbindung an externe Software-Systeme. Für eine erfolgreiche Einführung sollten Kosten für einen externen Dienstleister berücksichtigt werden.
Die Investition in ein Dokumenten Management System sollte immer auch unter Apsekten der Amortisation und der zunehmenden Unternehmensflexibilität betrachtet werden.